Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is AL1FO SNC, KBO 0598.828.906. De volledige identificatie staat in de wettelijke vermeldingen. Contactpersoon voor elke vraag over uw gegevens: Alain Colette, zaakvoerder, via [email protected]. MyCleark is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen (artikel 37 AVG); dit contactpunt neemt die rol over.

2. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen en verwerken de volgende gegevens:

• Accountgegevens: naam en e-mailadres, verstrekt door Google of Microsoft bij het inloggen, evenals de profielfoto voor een Google-account;
• Verbindingsgegevens: OAuth-toegangstokens van Google (Gmail, Agenda) of Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365: e-mail en agenda), versleuteld opgeslagen en noodzakelijk voor de werking van de dienst;
• Factureringsgegevens: Stripe-klant-ID en abonnement (geen bankkaartgegevens worden op onze servers opgeslagen);
• Gebruiksmetagegevens: activeringsdatum, abonnementsstatus, interfacevoorkeuren;
• Gegevens uit uw e-mails: om een e-mail te classificeren, lezen wij de afzender, het onderwerp en de inhoud. Voor elke geclassificeerde e-mail bewaren wij de afzender (naam en adres), het onderwerp, een kort fragment uit het begin van het bericht, de datum, de toegekende categorie en prioriteit en, als de e-mail een afspraak aankondigt, de datum, de plaats en de titel ervan. Wij houden ook statistieken per afzender bij om uw mailbox consistent te classificeren;
• Klantsegment: particulier of professional, om het juiste tarief en de juiste btw-regeling toe te passen;
• Inschrijvingsbron: de pagina van de site waarvandaan u zich hebt ingeschreven, slechts één keer geregistreerd;
• IP-adres en user-agent: in technische en beveiligingslogboeken (doel: beveiliging en misbruikpreventie; rechtsgrond: gerechtvaardigd belang);
• AVG-toestemming: datum en tijdstip van uw aanvaarding van deze voorwaarden.

Wij gebruiken de inhoud van uw e-mails nooit voor commerciële of reclamedoeleinden of voor profilering. De geautomatiseerde analyse ervan gebeurt op onze servers en door onze AI-aanbieder Mistral AI, die allemaal in de Europese Unie gevestigd zijn (zie punten 3 en 5).

3. Hosting en gegevenssouvereiniteit

4. Doeleinden en rechtsgronden

5. Ontvangers, verwerkers en doorgiften

Eigen infrastructuur. Onze database (PostgreSQL) en onze automatiseringsmotor (n8n) draaien op onze eigen servers in Duitsland (EU). Geen enkele derde heeft er toegang toe.

Verwerkers (zij verwerken gegevens in onze opdracht, onder een overeenkomst conform artikel 28 AVG):

• Mistral AI (Frankrijk): analyse en classificatie van uw e-mails door artificiële intelligentie. Ontvangt voor elke geanalyseerde e-mail de afzender, het onderwerp en de inhoud van het bericht. Verwerking in de Europese Unie; het gebruik van onze gegevens om haar modellen te trainen is uitgeschakeld;
• Microsoft Ireland Operations Limited (Ierland), dienst Microsoft 365: verzending van dienstmails en van uw dagelijkse en wekelijkse overzichten vanaf [email protected]. Ontvangt uw e-mailadres en de inhoud van het overzicht (onderwerpen en prioriteiten van uw e-mails);
• Stripe (Stripe Payments Europe Limited, Ierland): beveiligde betalingen, PCI-DSS gecertificeerd. Ontvangt uw e-mailadres en klant-ID; uw kaartgegevens lopen nooit via onze servers;
• Cloudflare: DNS-resolutie van onze domeinnamen; kan het IP-adres van uw DNS-resolver verwerken.

Uw e-mailaanbieder (Google of Microsoft). Google en Microsoft zijn niet onze verwerkers. Zij hosten uw mailbox en agenda krachtens de overeenkomst die u, of uw organisatie, met hen hebt gesloten, en verwerken deze gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid. MyCleark krijgt er toegang toe via hun API's, enkel met uw toestemming en binnen de grenzen beschreven in de punten 10 en 11; de wijzigingen die MyCleark daar aanbrengt (ordening, categorieën, labels, agenda-afspraken) worden bij uw aanbieder opgeslagen.

• Google: de API's worden geleverd door Google LLC (Verenigde Staten). Voor een persoonlijk Google-account is de verwerkingsverantwoordelijke voor de Europese Economische Ruimte Google Ireland Limited; voor een Google Workspace-account verwerkt Google uw gegevens namens uw organisatie. Zie het privacybeleid van Google.
• Microsoft: de Microsoft Graph-API wordt geleverd door Microsoft Corporation (Verenigde Staten). Voor een persoonlijk Microsoft-account (Outlook.com, Hotmail) zijn de verwerkingsverantwoordelijken Microsoft Corporation en, voor de Europese Economische Ruimte, Microsoft Ireland Operations Limited; voor een zakelijk of schoolaccount van Microsoft 365 verwerkt Microsoft uw gegevens namens uw organisatie. Zie de privacyverklaring van Microsoft.

Voor de gegevens die Google of Microsoft bewaart, oefent u uw rechten uit bij hen (of, voor een zakelijk account, bij uw organisatie); voor de gegevens die MyCleark daaruit afleidt, bij ons (punt 7).

Als u het doorsturen van rapporten activeert, worden de rapporten van de mailboxen die u kiest ook verzonden naar het adres dat u hebt opgegeven en bevestigd; u kunt het op elk moment verwijderen via uw dashboard.

Doorgiften buiten de Europese Unie. Stripe, Microsoft en Cloudflare behoren tot groepen die in de Verenigde Staten gevestigd zijn en kunnen daar gegevens verwerken. Deze doorgiften worden gedekt door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-VS-privacykader (EU-U.S. Data Privacy Framework, uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795) wanneer de ontvanger daarvoor gecertificeerd is, en anders door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG). Google LLC en Microsoft Corporation zijn onder dit kader gecertificeerd. De plaats waar uw mailbox bij Google of Microsoft is opgeslagen, valt onder hun verantwoordelijkheid. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen verkrijgen via [email protected].

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: tot de verwijdering van uw account;
• Factureringsgegevens: 7 jaar (Belgische boekhoudkundige verplichting);
• OAuth-tokens: onmiddellijk verwijderd bij sluiting van het account;
• Gegevens uit uw geclassificeerde e-mails (afzender, onderwerp, fragment, categorie, afspraak) en statistieken per afzender: zolang de mailbox gekoppeld is; verwijderd wanneer u de koppeling verbreekt of uw account verwijdert;
• Uitvoeringslogboeken van de automatisering, die de inhoud van de verwerkte e-mails kunnen bevatten: doorlopend 14 dagen;
• Aan Mistral AI doorgegeven gegevens: door Mistral bewaard gedurende de verwerking en hoogstens gedurende de termijn die haar voorwaarden voorzien voor misbruikpreventie, daarna verwijderd; nooit gebruikt om haar modellen te trainen;
• Technische en beveiligingslogboeken (met inbegrip van beveiligingsgebeurtenissen die het IP-adres en de user-agent bevatten): doorlopend 90 dagen;
• Geschiedenis van gratis proefperiode: 3 jaar na afloop van de proefperiode, ook na verwijdering van het account (doel: misbruik van opeenvolgende gratis proefperiodes voorkomen, gerechtvaardigd belang);
• Geschiedenis van toegekende abonnementen: 3 jaar, ook na verwijdering van het account (doel: bewijs van goedgekeurde commerciële toekenningen en boekhoudkundige verantwoording, gerechtvaardigd belang);
• Activiteitenlogboek van beheerders: 1 jaar (doel: traceerbaarheid van toegang tot uw gegevens, beveiliging, gerechtvaardigd belang).

7. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG en de Belgische wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): een kopie van uw gegevens opvragen;
• Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens corrigeren;
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): vragen om het gebruik van uw gegevens tijdelijk te bevriezen;
• Recht op wissing (art. 17): uw account en al uw gegevens verwijderen;
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen;
• Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Recht om toestemming in te trekken op elk moment (zonder gevolg voor eerdere verwerkingen).

Om deze rechten uit te oefenen, gebruikt u de knop "Mijn account verwijderen" in uw dashboard, of contacteert u ons via [email protected]. De uitoefening van uw rechten is gratis. Schrijf ons vanaf het adres dat aan uw account gekoppeld is; wij vragen enkel een identiteitsbewijs bij redelijke twijfel. Wij antwoorden binnen een maand, die voor een complex verzoek met twee maanden kan worden verlengd, in welk geval wij u daarvan op de hoogte brengen.

De accountgegevens en de toegang tot uw mailbox zijn noodzakelijk voor de overeenkomst: zonder die kan de dienst niet worden verleend. De classificatie van uw e-mails is geautomatiseerd, maar heeft geen rechtsgevolgen of anderszins aanmerkelijke gevolgen in de zin van artikel 22 AVG: ze ordent en markeert uw e-mails, zonder iets te verwijderen of in uw plaats iets te beslissen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), of bij elke bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw lidstaat van verblijf.

8. Cookies en trackers

MyCleark plaatst uitsluitend cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken. Er worden geen advertentiecookies, geen analysetools en geen trackers van derden gebruikt; de lettertypes worden door ons zelf gehost, zonder oproep naar een externe dienst.

• Authenticatiesessie : houdt u aangemeld bij uw account.
• Beveiliging van formulieren en OAuth-aanmeldingen : tijdelijke waarden van enkele minuten, die verhinderen dat een derde een lopende aanmelding kaapt.
• Taalvoorkeur (locale) : enkel geplaatst wanneer u expliciet een taal op de site kiest, om de site in die taal te tonen; zes maanden bewaard.
• Inschrijvingsbron (signup_src) : onthoudt de pagina van de site waarvandaan u komt wanneer u een inschrijving start, om te weten welke pagina's ons klanten opleveren; hoogstens tien minuten bewaard en slechts één keer gelezen bij het aanmaken van het account.

Omdat deze cookies strikt noodzakelijk zijn voor de door u gevraagde dienst, of beperkt blijven tot personalisatie van de interface, is uw voorafgaande toestemming niet vereist (artikel 5, lid 3, van richtlijn 2002/58/EG). U kunt ze op elk moment verwijderen via de instellingen van uw browser; het verwijderen van de sessiecookie meldt u af.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: versleuteling tijdens overdracht (TLS 1.3), versleuteling in rust, toegang beperkt op basis van het beginsel van minimale privileges, versleuteld opgeslagen OAuth-tokens. In geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico voor uw rechten inhoudt, wordt u geïnformeerd binnen de termijnen van artikel 34 AVG.

10. Gegevens van Google API-diensten (beperkt gebruik)

Het gebruik door MyCleark van informatie ontvangen via Google API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Gebruikte Google OAuth-scopes en hun exclusieve doeleinden:

• gmail.modify: uw e-mails lezen om ze via AI te classificeren, prioriteitslabels toe te passen en uw dagelijkse en wekelijkse samenvattingen te genereren;
• calendar.events.owned: automatisch een afspraak aanmaken in een agenda waarvan u eigenaar bent wanneer een afspraakgerelateerde e-mail wordt gedetecteerd, en nagaan of die afspraak nog bestaat.

Deze gegevens:

• worden uitsluitend gebruikt om u de hierboven beschreven dienst te verlenen, voor uw persoonlijk gebruik;
• worden nooit gebruikt om algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machine learning-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen;
• worden nooit verkocht of overgedragen aan derden voor reclamedoeleinden of doeleinden die geen verband houden met de dienst;
• worden nooit door mensen gelezen, behalve indien wettelijk vereist, voor beveiliging of fraudepreventie, met uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt de toegang van MyCleark tot uw Google-account op elk moment intrekken via myaccount.google.com/permissions.

11. Gegevens van Microsoft API-diensten

Voor een Outlook.com-, Hotmail- of Microsoft 365-account vraagt MyCleark de volgende machtigingen, uitsluitend voor deze doeleinden:

• Mail.ReadWrite: uw e-mails lezen om ze via AI te classificeren, in mappen te ordenen, er prioriteitscategorieën op toe te passen en uw dagelijkse en wekelijkse overzichten te genereren. MyCleark verstuurt geen e-mails vanuit uw mailbox en verplaatst enkel naar de prullenbak wat u er uitdrukkelijk om vraagt te verwijderen (optie Ruimte);
• Calendars.ReadWrite: een afspraak aanmaken in uw agenda wanneer een afspraakgerelateerde e-mail wordt gedetecteerd, en nagaan of die afspraak nog bestaat. Deze machtiging geeft technisch toegang tot uw hele agenda; MyCleark leest uw andere afspraken niet;
• openid, email, profile, offline_access: u identificeren en de verbinding behouden zonder uw wachtwoord opnieuw te vragen.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om u de dienst te verlenen. Ze worden nooit gebruikt om algemene AI-modellen te trainen, nooit verkocht of overgedragen aan derden voor reclamedoeleinden, en nooit door een mens gelezen, behalve indien wettelijk vereist, of voor beveiliging of fraudepreventie met uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt uw mailbox loskoppelen vanuit uw dashboard, waardoor onze toegangstokens worden verwijderd, of de toegang van MyCleark intrekken bij Microsoft: account.live.com/consent/Manage voor een persoonlijk account, myapps.microsoft.com voor een zakelijk of schoolaccount.

12. Personen die onze gebruikers schrijven

Als u een gebruiker van MyCleark schrijft, kan uw e-mail door onze dienst namens die gebruiker worden geanalyseerd om ze in diens mailbox te classificeren. Wij verwerken dan uw naam, uw e-mailadres, het onderwerp en de inhoud van uw bericht en, als het een afspraak aankondigt, de datum, de plaats en de titel ervan. Deze gegevens komen uit de mailbox van onze gebruiker. Ze dienen enkel om diens mailbox te ordenen; ze worden niet voor andere doeleinden gebruikt, niet verkocht en niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en worden bewaard zolang de mailbox van de gebruiker met MyCleark gekoppeld is. Wij brengen u daarvan niet individueel op de hoogte, want dat zou onevenredige inspanningen vergen (artikel 14, lid 5, punt b, AVG); deze rubriek neemt die informatieplicht over. U kunt uw rechten uitoefenen via [email protected].

13. Contact

Voor vragen over dit beleid of uw persoonsgegevens:
[email protected]